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En matière de protection des renseignements personnels, Gascon est assujetti aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c.P-39.1) (la « Loi »), lesquelles ont été modifiées en septembre 2022.
Pour Gascon & Associés S.E.N.C.R.L. (« Gascon » ou « nous »), la protection de votre vie privée est très importante et la confiance de nos clients demeure notre priorité. La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après désignée la « Politique ») a été préparée dans le but d’affirmer notre engagement à protéger la confidentialité des renseignements que nous détenons sur nos clients et à vous informer de nos pratiques quant à la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels que vous nous transmettez et que nous détenons à votre sujet. La Politique s’applique chaque fois que vous nous communiquez des renseignements personnels, tant lors d’échange verbal ou écrit que par l’entremise d’information transmise via notre site internet https://www.gascon.ca et son contenu (le « Site »).
La publication de la Politique vise à informer toute personne sur les moyens que nous avons mis en place afin d’assurer la protection des renseignements personnels conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »).
Cela signifie, entre autres, que :
Si vous avez des questions ou souhaitez savoir exactement quelles données nous conservons, veuillez nous contacter (vous trouverez à l’article 12 de la présente Politique toutes les informations pour nous joindre).
En utilisant notre Site, vous consentez aux termes de la présente Politique ainsi qu’au traitement de vos renseignements personnels conformément aux normes établies par les présentes.
En tant que bureau d’avocats et de notaires, Gascon a des obligations supplémentaires en matière d’identification des clients, lesquelles sont imposées par le Barreau du Québec, la Chambre des notaires et les autres organismes qui réglementent la profession juridique. Afin de rencontrer ces exigences légales, nous devons recueillir, lors de l’ouverture d’un nouveau compte client, de l’information relative à l’identité du client ainsi que les informations permettant d’identifier les personnes ressources. Ces informations incluent, mais ne se limitent pas, à la dénomination sociale, la structure corporative ainsi que la nature des activités de la société dans la mesure où la loi le requiert. Pour ces mêmes sociétés ou organismes, nous devons également obtenir les nom, poste, adresse et numéro de téléphone des personnes autorisées à donner les directives relatives au mandat ou au contrat de service. Lorsque vous retenez nos services à titre de particulier, nous devons obtenir, lors de l’ouverture du compte client, vos coordonnées, votre occupation ainsi qu’une copie d’une pièce d’identité avec photo valide, telle que votre passeport, permis de conduire ou carte d’assurance-maladie.
Cette obligation implique celle de prendre tous les moyens nécessaires afin de vérifier votre identité basée sur des documents, données ou renseignement provenant de sources fiables et indépendantes. Ces informations sont conservées, en conformité avec les différentes obligations prévues à la loi, dans votre dossier client.
Bien sûr, des tempéraments et exceptions, prévues dans la législation, viennent encadrer davantage ces règles. Tel que mentionné précédemment, nous aborderons, par la présente Politique, celles relatives à la Loi.
Gascon est responsable de la protection des renseignements personnels qui nous ont été communiqués. Nous avons ainsi désigné une personne au sein du cabinet chargée de s’assurer du respect des lois en matière de protection des renseignements personnels, de la mise en application la Politique de même que des procédures administratives préconisées pour protéger les renseignements personnels, recevoir toutes plaintes de ses clients et y donner suite dans les meilleurs délais. Nous nous assurons de la formation continue de notre personnel et de l’application par celui-ci de la Politique et des politiques et procédures administratives afférentes à la protection des renseignements personnels. Pour toute question concernant la présente ou si vous désirez parler avec la personne désignée, nous vous invitons à communiquer avec nous (vous trouverez à l’article 12 de la présente Politique toutes les informations pour nous joindre).
De la collecte :
Gascon s’engage à recueillir de façon honnête et licite et auprès de vous-même divers renseignements personnels requis et/ou utiles dans l’exécution de son mandat, tels que :
Gascon ne recueille que des renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins suivantes :
Advenant que nous devions recueillir des renseignements personnels à des fins autres que celles identifiées ci-dessus, nous nous engageons à en aviser d’avance les personnes concernées et à obtenir les autorisations nécessaires à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements personnels, le cas échéant.
Notre Site n’est pas conçu pour les enfants et il n’est pas de notre intention de recueillir des données personnelles auprès d’enfants sous l’âge de consentement de leur pays de résidence. Nous demandons par conséquent aux enfants sous l’âge de consentement ainsi qu’à leurs tuteurs ou représentants légaux de ne nous envoyer aucune donnée personnelle, si ces dernières ne sont pas requises dans le cadre d’un mandat spécifique.
De l’usage et de la divulgation :
Gascon n’utilise vos renseignements personnels que dans le but d’atteindre l’objectif principal et légitime pour lequel ils ont été recueillis ou à des fins étant compatibles avec cet objectif. Ainsi, Gascon n’utilise et ne divulgue des renseignements personnels concernant ses clients que pour les fins identifiées ci-dessus et uniquement après avoir obtenu leur consentement, sauf lorsque la loi le permet. Gascon peut, lorsque les lois applicables l’exigent et pour le bon fonctionnement de ses activités, communiquer de façon confidentielle vos renseignements personnels aux personnes suivantes, sans toutefois s’y limiter :
Ces tiers sont tenus aux mêmes obligations de confidentialité et doivent protéger vos renseignements personnels conformément à la loi. Finalement, Gascon peut partager vos renseignements personnels avec ses conseillers professionnels (juridiques, financiers, commerciaux, banquiers, assureurs, courtiers d’assurance et auditeurs), au besoin afin d’accomplir le mandat donné. Dans le cadre de ses mandats, Gascon peut, par exemple, donner accès à certaines informations à des notaires instrumentant les actes et recevant les signatures ou encore à des traducteurs mandatés à la traduction des documents relatifs à une transaction.
Gascon s’assure de faire connaitre à ses clients, que ce soit par le biais de la présente Politique, de son Site ou de ses employés, les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués. En fournissant des renseignements personnels à Gascon, vous nous autorisez à recueillir, utiliser, divulguer et conserver ces renseignements personnels conformément aux fins énoncées à la présente Politique.
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En tout temps, outre les cas d’exception prévus par les lois applicables, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation ou à la conservation de vos renseignements personnels en communiquant avec nous (vous trouverez à l’article 12 de la présente Politique toutes les informations pour nous joindre). Nous nous réservons le droit de refuser certaines demandes, et ce, en conformité avec les lois applicables. Veuillez noter que le retrait de votre consentement pourrait nous forcer à cesser de vous représenter et nous empêcher de vous fournir les services et conseils juridiques requis.
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Si vous avez une plainte à formuler concernant l’application de la présente Politique par Gascon, vous pouvez la transmettre à la Direction générale de Gascon par téléphone (514‑879-2080) ou par courriel (aiprp@gascon.ca). Gascon s’engage à procéder à une enquête et à répondre à votre plainte dans les délais prescrits à l’article 9 de la Politique. Si votre plainte est justifiée, nous apporterons les rectifications requises.
Nous nous réservons le droit de modifier notre Politique. Il est recommandé de la consulter régulièrement afin de prendre connaissance de toute modification éventuelle. De plus, nous vous informerons activement, dans la mesure du possible.
Toute modification à la présente Politique sera effectuée en conformité avec les lois en vigueur. Le fait de continuer à nous fournir des renseignements personnels ou à utiliser notre Site, à la suite de l’affichage des modifications apportées à la présente Politique, équivaut à acquiescer à de telles modifications.
Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la présente Politique ou si vous voulez nous informer de vos préférences en matière de renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :
Direction générale de Gascon
1100, boul. René-Lévesque Ouest, Bureau 700
Montréal, Québec H3B 4N4
514‑879-2080
aiprp@gascon.ca
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ANNEXE
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