La tenue minutieuse des registres de la copropriété (ci-après les « Registres ») par le conseil d’administration du syndicat des copropriétaires (ci-après le « Syndicat ») revêt d’une grande importance. En effet, elle contribue au bon fonctionnement des immeubles détenus en copropriété et à prévenir des conflits entre les copropriétaires et le Syndicat.
Survolons certains éléments pratiques importants à retenir en la matière.
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Le contenu des Registres tenus par le Syndicat
Le contenu des Registres est principalement établi par l’article 1070 du Code civil du Québec (ci-après « CcQ »), lequel prévoit une liste non exhaustive des documents devant être conservés aux Registres, à savoir :
- Nom et adresse postale des copropriétaires
- Nom et adresse postale des locataires
- Procès-verbaux et/ou résolutions écrites des assemblées des copropriétaires
- Procès-verbaux et/ou résolutions écrites du conseil d’administration du Syndicat
- Règlement de l’immeuble et ses modifications
- États financiers de la copropriété
- Déclaration de copropriété
- Contrats auxquels le Syndicat est partie
- Plans cadastraux de l’immeuble
- Plans et devis de construction l’immeuble
- Certificat de localisation de l’immeuble (si disponible)
- Carnet d’entretien
- Étude du fonds de prévoyance
- Description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables.
- Tous autres documents et renseignements prévus par règlement du gouvernement
- Tous autres documents et renseignements relatifs à l’immeuble et au Syndicat; incluant selon la législation et jurisprudence les éléments suivants :
- Certificat d’état d’immeuble
- Plan de gestion d’actifs
- Police d’assurance
- Rapport d’évaluation
- Rapport d’expertise
- Estimation des coûts de réfection des parties communes
- Appel d’offres et soumissions d’entrepreneurs
- Documents du Registraire des entreprises (REQ) relativement au Syndicat
- Procédures judiciaires impliquant le Syndicat
- Actes et plans d’attribution des parties communes à usage restreint (ex : les espaces de stationnement et de rangement)
Il s’agit d’un article dit d’« ordre public », signifiant que le Syndicat ne peut pas se soustraire de cette obligation. Il s’inscrit également dans la mission plus large du Syndicat de conservation, d’entretien, d’administration et de sauvegarde de la copropriété.
La liste ci-dessus étant non-exhaustive, la déclaration de copropriété, ses modifications, les règlements additionnels et/ou les résolutions adoptées par le Syndicat et les copropriétaires peuvent prévoir davantage de contenu à inclure aux Registres. Pour nommer qu’un exemple, les déclarations de copropriété prévoient habituellement que leurs Registres doivent contenir une liste des créanciers hypothécaires de chaque copropriétaire ainsi que les droits de vote qui leur sont cédés.
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La consultation des Registres par les copropriétaires
Les Registres sont la propriété du Syndicat, mais doivent être rendus accessibles aux copropriétaires. Ils doivent être rédigés en français et peuvent être conservés sur support papier ou dématérialisé. De plus, la tenue des Registres peut être déléguée par le Syndicat à un gestionnaire, ce qui est pratique courante dans les grandes copropriétés.
Les copropriétaires sont en droit de consulter les Registres suivant certaines modalités. Le CcQ prévoit notamment que la consultation doit être faite en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée par le Syndicat, pendant des heures raisonnables, et que des frais peuvent être facturés par le Syndicat pour la fourniture de copies des documents consultés.
En outre, des modalités additionnelles peuvent être adoptées par le Syndicat pour encadrer davantage la consultation des Registres. Par exemple, la Cour du Québec a tranché que le Syndicat était en droit de prévoir dans ses procédures que seulement des copies électroniques des documents soient envoyées aux copropriétaires et qu’il n’a aucune obligation de fournir et de poster des copies papier.
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Les limites à la consultation des Registres
L’accès aux Registres ne constitue pas un droit illimité aux documents de la copropriété. À titre d’exemple, un copropriétaire peut consulter les états financiers, mais ne peut pas réclamer toutes les pièces comptables y reliées, telles les copies de chèques des copropriétaires et les listes des arrérages dus par certains copropriétaires. Dans cette même veine, un copropriétaire peut consulter les procès-verbaux du Syndicat, mais ne peut pas exiger l’ensemble de leurs argumentaires et décisions de gestion quotidienne.
Un copropriétaire n’a pas accès aux informations confidentielles d’un autre copropriétaire à moins d’autorisation expresse par ce dernier, tels ses coordonnées bancaires, son numéro de téléphone, son adresse électronique, son âge, et son état de santé.
Un copropriétaire doit également agir de bonne foi envers le Syndicat dans le cadre de sa demande de consultation des Registres. Certains jugements ont d’ailleurs condamné des copropriétaires d’abus de procédures à la suite d’une poursuite intentée contre le Syndicat sans preuve légitime et d’atteinte à la réputation du Syndicat en raison d’attaques verbales et écrites non fondées envers le Syndicat. Ces décisions démontrent que la consultation des Registres ne peut pas être assimilée à une chasse aux sorcières envers le Syndicat.
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Le respect de la vie privée des copropriétaires
Le Syndicat doit faire preuve de prudence et de diligence dans la tenue de ses Registres et doit également agir avec honnêteté et loyauté. Cela inclut notamment le respect les droits fondamentaux des copropriétaires, dont leur droit à la protection de leur vie privée.
Afin de préserver la vie privée des copropriétaires, le Syndicat doit limiter sa collecte de renseignements personnels aux éléments nécessaires. Plus spécifiquement, un renseignement est « personnel » lorsqu’il concerne une personne physique et permet de l’identifier. Dans un tel cas, un copropriétaire peut faire une demande auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (ci-après la « Commission ») afin d’accéder aux renseignements personnels que le Syndicat détient à son égard.
De plus, les modifications législatives récemment apportées à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (dite la « Loi 25 ») imposent de nouvelles obligations en matière de confidentialité. Désormais, le Syndicat doit notamment :
- Prévoir une politique claire relativement à la protection des renseignements personnels des copropriétaires;
- Obtenir le consentement exprès de chaque copropriétaire relativement à la cueillette de tels renseignements;
- Maintenir un registre distinct pour ces renseignements, lequel doit être inaccessible aux autres copropriétaires;
- Désigner une personne responsable de la protection de ces renseignements;
- Aviser la Commission de tout bris à la confidentialité d’un copropriétaire, et;
- Répondre par écrit à toute demande d’un copropriétaire relativement à ses renseignements personnels.
Ainsi, un Syndicat diligent devra faire une révision complète de ses Registres afin de s’assurer de se conformer à cette réforme majeure.
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Les conséquences de négliger la tenue des Registres
Une mauvaise gestion des Registres peut entraîner des poursuites par les copropriétaires envers le Syndicat. Par exemple, en l’absence des procès-verbaux, il serait difficile de déterminer si les majorités et les quorums requis sont rencontrés lors des assemblées du Syndicat et/ou des copropriétaires. Ainsi, dans le cadre d’une poursuite, ces décisions seraient susceptibles d’être contestées quant à leur validité.
Les absences et dissidences des administrateurs doivent être constatées par écrit dans les procès-verbaux. Sans quoi, un administrateur pourrait difficilement limiter sa responsabilité à l’égard de décisions du Syndicat auxquelles il n’a pas fait partie ou a exprimé son désaccord.
Les décisions financières par le Syndicat sont souvent source de conflit, d’où l’importance de conserver les états financiers de la copropriété aux Registres. Un administrateur incapable de justifier certaines irrégularités financières pourrait notamment être accusé de s’approprier des biens du Syndicat et de s’être mis en situation de conflit d’intérêts. Un promoteur ayant construit l’immeuble détenu en copropriété qui agit également à titre d’administrateur du Syndicat doit particulièrement faire attention de ne pas favoriser ses propres intérêts au détriment de ceux du Syndicat et des copropriétaires.
En ce qui a trait aux travaux réalisés par le Syndicat dans les parties communes, il est prudent de consigner aux Registres les rapports complets d’entretien et de réparation de l’immeuble, le processus d’appel d’offres et les diverses soumissions reçues par les entrepreneurs afin d’éviter de potentielles contestations futures par un copropriétaire. Dans une décision où un Syndicat a été accusé de « gonfler » les prix des travaux et de répartir inéquitablement les frais reliés à ceux-ci; le Syndicat s’est défendu avec succès grâce à la tenue diligente des documents relativement à ces travaux.
En assurance, le Syndicat a l’obligation de souscrire à une franchise couvrant la valeur à neuf des parties communes et privatives, alors que les copropriétaires doivent souscrire à une franchise distincte quant aux améliorations locatives apportées à leurs parties privatives depuis la construction initiale de l’immeuble. Le Syndicat et les copropriétaires ont donc tout intérêt à consigner aux Registres les plans et devis d’architectes ou d’ingénieur au moment de la construction de l’immeuble et les photos, factures, soumissions des améliorations apportées par la suite aux parties privatives. Ces pièces justificatives aideront à réduire les conflits et délais de réclamation en cas de sinistre.
Conclusion
Les droits et obligations du Syndicat et des copropriétaires relativement à la tenue et à la consultation des Registres de copropriété sont vastes et complexes. Consultez votre notaire ou avocat(e) afin de bien vous protéger en prévoyant adéquatement des procédures quant à leur contenu et leur accessibilité.
Par Gascon
