C’est le 14 août dernier qu’est entré en vigueur le tant attendu Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divisée (le « Règlement »), marquant une étape cruciale pour la gestion des copropriétés au Québec. Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 16, les syndicats doivent désormais se conformer à de nouvelles obligations, et, avec l’arrivée du Règlement, trois obligations majeures : le carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance et l’attestation du syndicat. Mais, au-delà des formalités, ces changements redéfinissent la responsabilité personnelle des administrateurs.

Le carnet d’entretien

Professionnels qualifiés

Le carnet d’entretien constitue un élément clé dans la gestion de la copropriété. Le Règlement exige que ce carnet soit établi par un membre d’un des ordres professionnels suivants : l’Ordre des ingénieurs du Québec, l’Ordre des architectes du Québec, l’Ordre des technologues professionnels du Québec ou l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec.

Les activités professionnelles de ce professionnel doivent concerner principalement la gestion, la construction, la rénovation, l’évaluation ou l’inspection immobilière. De plus, le professionnel ne peut pas être membre du conseil d’administration, gérant, copropriétaire ou occupant de l’immeuble concerné, ni le conjoint d’une telle personne. Afin d’éviter toute partialité dans l’établissement du carnet d’entretien, le professionnel retenu ne peut par ailleurs être administrateur, dirigeant, actionnaire, ou employé d’une personne morale, société ou fiducie qui est copropriétaire dans l’immeuble, qui l’occupe ou en est gestionnaire.

Contenu

Le carnet d’entretien doit contenir un inventaire détaillé des parties communes ainsi que des matériaux, appareils et équipements qui les composent, et une estimation de l’état, la durée de vie utile restante et le remplacement de ces matériaux, appareils et équipements prévu pour les 25 prochaines années.

Mise à jour et révision

Le syndicat doit faire une mise à jour du carnet d’entretien annuellement. Dans le cas où des travaux visés ci-dessus seraient requis et n’auraient pas été effectués, le carnet d’entretien devra par ailleurs contenir les raisons pour lesquelles ces travaux n’ont pas été effectués.

De plus, le carnet d’entretien doit être révisé au moins tous les cinq ans par l’un des professionnels qualifiés mentionnés ci-dessus et, dans le cas d’un immeuble d’au plus 8 parties privatives d’habitation, d’un maximum de 3 étages hors sol et qui ne comporte aucune partie commune dans un bâtiment, cette révision peut être faite tous les dix ans.

L’étude du fonds de prévoyance

Cette étude est réalisée par un membre de l’un des ordres mentionnés ci-dessus. Elle peut également être réalisée par un membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec, pourvu qu’il ne soit pas membre du conseil d’administration, ni gérant, copropriétaire ou occupant de l’immeuble, ni le conjoint d’une telle personne et elle n’est pas actionnaire, dirigeant, administrateur ou employé d’une personne morale, d’une société ou d’une fiducie qui est copropriétaire de l’immeuble, qui l’occupe ou qui en est le gestionnaire.

Cette étude vise à établir les besoins financiers à long terme de la copropriété, afin d’éviter des cotisations spéciales imprévues. Elle doit être obtenue par le syndicat minimalement tous les cinq ans et contient les informations suivantes :

• le solde du fonds de prévoyance utilisé pour la réalisation de l’étude;
• une estimation du coût de l’ensemble des réparations majeures et remplacement à l’année de réalisation estimée mentionnée dans le carnet d’entretien;
• une recommandation sur le montant devant être disponible au fonds de prévoyance au début de chaque année et sur les montants à y verser annuellement en précisant, le cas échéant, la part de ce montant qui est réservée pour le financement des réparations majeures aux parties communes à usage restreint et au remplacement de ces parties; et
• une explication sur les calculs faits pour établir les montants ci-dessus.

L’attestation du syndicat

Afin de mieux protéger les futurs acheteurs et encadrer la responsabilité des syndicats lors de la vente d’une unité, le nouvel article 1068.1 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat doit remettre à tout promettant acheteur, dans les 15 jours d’une demande à cet effet, une attestation du syndicat portant sur l’état de la copropriété. Cette attestation doit plus précisément contenir les informations suivantes :

• Les informations financières de la copropriété, incluant les sommes contenues au fonds de prévoyance et la recommandation prévue à l’étude du fonds de prévoyance, le montant des contributions aux charges communes exigées pour les 3 dernières années et le montant de ces charges communes payées par le copropriétaire visé pour cette période, le montant total des liquidités dont le syndicat dispose pour payer les dépenses courantes de la copropriété, le montant du surplus ou du déficit annuel relevé aux 3 derniers états financiers de la copropriété, et le montant total du fonds d’auto assurance en date de l’attestation et le montant de la plus haute franchise prévue par les assurances souscrites par le syndicat.
• Les preuves d’assurance auxquelles le syndicat doit souscrire conformément à l’article 1073 du Code civil;
• une description sommaire des inspections et expertises réalisées dans les 5 dernières années sur l’état général de l’immeuble ou ses principales composantes, des sinistres sur les parties communes ou la partie privative visée dans les 5 dernières années, des détails sur les réparations majeures et remplacements sur les parties communes au cours des 5 dernières années, des détails sur les réparations majeures et remplacements prévus sur les parties communes dans les 10 prochaines années, des litiges en cours auxquels est partie le syndicat, et des modifications apportées au cours des 3 dernières années à la déclaration de copropriété.

Entrée en vigueur des obligations relatives au carnet d’entretien et à l’étude du fonds de prévoyance

Le Règlement prévoit que le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance réalisé dans les deux années précédant son entrée en vigueur demeurent valides pour une durée de cinq ans.

Quant aux copropriétés qui n’ont pas encore établi de carnet d’entretien ou d’étude du fonds de prévoyance, ils bénéficient d’un délai de trois ans à compter de l’entrée en vigueur du Règlement, soit le 14 août 2028, pour se mettre en conformité avec les nouvelles obligations.

Nos conseils stratégiques

Se conformer à ces exigences, c’est investir dans la valeur et la sécurité de votre copropriété. Voici nos conseils pour les syndicats : documentez absolument tout, qu’il s’agisse des résolutions, des décisions, des suivis, des documents concernant l’immeuble et des preuves de mise à jour du carnet et de l’étude du fonds. Déléguez intelligemment en faisant appel à des professionnels qualifiés et indépendants, capables d’apporter un regard objectif et expert. Assurez-vous également de disposer d’une couverture adéquate pour la responsabilité civile des administrateurs (D&O), en la vérifiant et en l’ajustant régulièrement.

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toute question concernant le Règlement ou votre copropriété.